.

“Oke, Rob, wat zouden we volgens jou moeten doen met het oog op de toekomstige, hybride werkcontext?”, vroeg de Commissaris van de Koning van Noord-Brabant, mevrouw Adema mij vanochtend bij het overhandigen van mijn nieuwe boek over ‘online vergaderen’. “Iedereen heeft er namelijk wel een mening over, maar jij hebt er toch stevig over nagedacht en onderzoek naar gedaan”. Ik gaf haar de volgende inzichten en overwegingen mee:

1. We gaan in de nabije toekomst de alledaagse werkoverleggen veel meer online en korter afhandelen; we zien nu hoe ridicuul het is om met z’n allen elke keer weer voor 2 uur vergaderen 3 uur te moeten gaan rijden.
2. Zodra er een goede onderlinge band is tussen de leden van de vergadering, kan het aantal live meetings sterk gereduceerd worden. Als je elkaar eenmaal goed kent, ga je hogere eisen stellen aan de fysieke ontmoetingen.
3. Ga experimenteren met de spelregels voor online vergaderen, bijvoorbeeld met die 13 spelregels uit mijn boek (*) , omdat je hiermee gemakkelijk kunt ‘scoren’: bespreek met elkaar wat je als vergaderteam het meest ergert, en kijk welke spelregel(s) je daarvoor wilt inzetten. Ga het gewoon proberen en doen, en evalueer na een tijdje.
4. Veel moderators zijn handelingsverlegen… en logisch! Geen idee hoe en wat, dus maar aan de slag op hoop van zegen. Dat hoeft echt niet. Zodra je de cruciale rol van moderator erkent en inziet dat modereren en voorzitten een te leren vaardigheid is, kun je ze trainen. Hoe vakbekwamer de moderator, des te soepeler en effectiever verlopen de meetings, online, hybride en offline.
5. Tenslotte kunnen we deze tijd gebruiken om mensen bewust te maken van de geweldige potentie van goed vergaderen en overleggen: op naar gave professionele ontmoeting als norm, onontbeerlijk voor succesvol samenwerken in deze complexe wereld.