Gemeente Utrecht roept vergaderleed een halt toe met U Meeting Design

De gemeente Utrecht signaleert dat er heel veel vergaderd wordt, handdoekjes worden gelegd mbt het reserveren van een vergaderzaal, no shows, annuleringen etc. ‘Er kunnen nog wel 10 vergaderzalen gecreëerd worden en die zitten allemaal weer prop en prop vol.

We besteden dus veel van onze kostbare tijd aan het vergaderen, gemiddeld 2 uur per overleg en op jaarbasis al snel zo’n 10 miljoen uur. Een flinke investering!’ meent Kitty Hallie, projectmanager ‘Slimmer Ontmoeten’ van de afdeling Facilitair & Huisvesting (F & H) bij de gemeente.

‘Om dit een halt toe te roepen is eind 2018 U Meeting Design gestart. Met dit project gaan we als F&H verder dan alleen het faciliteren van de ruimtes. We gaan voor 20% netto minder en korter vergaderen, maar wel veel leuker en productiever.’ vertelt Kitty Hallie

Wat:

Met de methodiek en filosofie van Ongewoon Goed Vergaderen van Rob de Haas wil het team alle collega’s een nieuwe kijk op het vergaderen geven. Inspirerender en effectiever vergaderen. Met het U Meeting Design introduceren we een concept om ontmoetingen slimmer te maken zodat ze nog duidelijker ten dienste staan van alle opgaven.

target
Doel:

‘We geloven dat het mogelijk is om op deze manier flink te bezuinigen op netto vergadertijd. Tijd die onze collega’s alternatief kunnen besteden, ten gunste van de stad Utrecht. Ook proberen we hiermee als afdeling strategisch makkelijker aan de voorkant van ontwikkelingen bij allerlei afdelingen betrokken te worden als een serieuze gesprekspartner. Uiteindelijk gaan we voor dit doel: mooier en slimmer ontmoeten, aansluitend bij het opgavegericht werken’

U Meeting Design Utrecht

Rob als spreker bij Gemeente Utrecht

Concreet:

Is het U -team gestart met het interviewen van collega’s gemeentebreed en het uitzetten van een vragenlijst, die op basis van onderzoeksresultaten is samengesteld. ‘De opbrengst tot nu toe is dat we toe zijn aan een ‘vergaderdieet’. Uit die interviews zijn al mooie vervolgafspraken gekomen. Collega’s zien het nut van deze methodiek en willen echt stappen zetten. Daarom organiseren we een kick off programma waarbij Rob de Haas en Japke D. Bouma de dag begeleiden. Hierbij zijn zoveel mogelijk collega’s van onze gemeente, de provincie en de G4 aanwezig’ Sluit Kitty af

Afsluitend:

Ik denk dat dit project een doorbraak zal geven binnen gemeenteland: De gekozen, unieke aanvliegroute van een gezamenlijke, inhoudelijke zoektocht naar korter en beter vergaderen, zorgt ervoor dat bijna alle geïnterviewden zich direct betrokken voelen bij ‘hoe gaan we dit aanpakken’. Deze persoonlijke geraaktheid is cruciaal voor een goede start van het project. Een betere start hadden we niet kunnen maken.


Ook korter en effectiever vergaderen? Bekijk de training Ongewoon Goed Vergaderen van Rob de Haas

Door de site te te blijven gebruiken, gaat u akkoord met het gebruik van cookies. meer informatie

Wij gebruiken cookies en verzamelen daarmee informatie over het gebruik van de website onder andere om deze te analyseren en te verbeteren, voor social media en om er voor te zorgen dat je voor jou relevante informatie en advertenties te zien krijgt. Door verder gebruik te maken van deze website ga je hiermee akkoord.

Sluiten