Blog: Hoe je met vergader-etiketten onnodige irritaties voorkomt
Heb jij je al eens geërgerd aan mensen die ineens van het scherm verdwijnen, die onbedoeld met hun neus zo’n beetje tegen het scherm aan zitten, collega’s die in badjas of trainingsjack aanschuiven, of collega’s die je continu met hun smartphone bezig zijn? (mail afhandelen, vakantie boeken, lunch bestellen?). En die je dan maar weer bij de les moet zien te krijgen?
Hoewel het allemaal niet meer zo nieuw is, vergeten we nog te vaak dat goed online vergaderen gebaat is bij een aantal gedragsregels die je gezamenlijk vaststelt. Want Iedereen heeft inmiddels zo zijn eigen gedachten over de manier waarop je online vergadert, maar wat voor de een helemaal prima is kan voor de ander uitermate irritant zijn.
Om de energie hoog te houden, is het belangrijk om met elkaar af te spreken wat voor de groep een goede werksfeer is en waar je als groep goed op doet: wat vinden we samen prettig en veilig, zodat de gewenste interactie, tempo en besluiten kunnen plaatsvinden.
“WAAK VOOR KOPIEERGEDRAG VAN OUDE VERGADERGEWOONTES“
Tot ergernis van velen sluipen oude tradities langzaam binnen onze digitale vergaderingen: te laat binnenkomen, vroegtijdig vertrekken, gewoon zitten bellen tijdens de discussie, mails beantwoorden. Enfin, het wordt er niet gezelliger op, laat staan effectiever. Ergernis groeit, vooral als we het maar steeds laten gebeuren. Je kunt deze ontwikkeling in de kiem smoren door je te richten op twee thema’s :
- It-ondersteuning
- Expliciete afspraken vergadergedrag
Extra aandacht voor technische zaken
Gestoei met het inloggen, het vergaderplatform, de internetverbinding, het werken met twee schermen, een koptelefoon… we zijn ineens ons eigen IT-bedrijfje, waar we meestal niet op zitten te wachten. Veel mensen vinden dit echt lastig en worden nu regelmatig in verlegenheid gebracht door hun geringe kennis en affiniteit met techniek.
Voor IT-gedoe, die hoe dan ook nog steeds opdoemen, kunnen onderstaande afspraken helpen:
- We zijn begripvol en behulpzaam wanneer iemand technische problemen heeft, de voorzitter voorop: voorkom dat je iemand in de groep in verlegenheid brengt
- Benoem iemand in je team, organisatie die voor technische zaken stand-by is
Voor iedereen achter het scherm thuis: blijf rustig ‘in het probleem’ zitten, zonder te vloeken, tieren of om je heen te roepen. Tel tot tien en adem vijf keer rustig en diep. Besef dat er geen doden of zwaargewonden vallen. Onderneem enkele pogingen om het op te lossen. Als dat niet werkt, bel jullie contactpersoon.
Maak expliciete afspraken over gedrag
Als iedereen vanuit huis vergadert, is het goed met elkaar afspraken te maken over wat je tijdens de online meeting van elkaar verwacht. Immers, iedereen heeft zo zijn eigen opvattingen over wat wel of niet goed werkt of praktisch is. Voorbeelden hiervan zijn:
- We hebben altijd video en geluid aan (behalve als geluid niet functioneel is)
- we spreken een inlog- en uitlogtijd uit voor bijpraten en napraten
- Dresscode: wat vinden we oké?
- We discussiëren in groepen van maximaal zeven personen. Als de groep groter is, splitsen we de groep
- We geven iedereen ruimte om te spreken
- We melden vooraf of via de chat wanneer we even weg moeten.
- Pauzes: hoe lang, hoeveel?
- Welke emoticons gebruiken we wel en niet in de chats, apps?
- We verwelkomen gasten en geven ze ruimte om zich voor te stellen
