Als we ons oude vergadergedrag kopiëren naar het scherm is dat de snelweg naar thuisburn-outs en collectieve uitputting. Een van de grootste boosdoeners is het verleidelijke (maar stompzinnige) idee dat we allemaal de hele dag beschikbaar zijn voor vergaderingen, omdat we toch thuis zijn. We schieten achteloos elkaars agenda vol, liefst strak tegen elkaar aan. Met als gevolg dat iedereen het gevoel heeft nauwelijks op adem te kunnen komen, alsof je de hele dag ‘aan’ staat.  

Met deze vijf do’s en don’ts kun je snel veel winst boeken en worden je online vergaderingen niet alleen productiever, maar ook leuker:

De 5 do’s

1. Spreek met elkaar etiquetteregels af

De een zit uitgebreid te eten, de ander schuift aan in trainingspak of badjas, mensen die ineens van het scherm weglopen. Om onnodige ergernis te voorkomen, kun je samen een paar gedragsregels afspreken om digitaal goede discussies met elkaar te voeren. Denk daarbij aan dresscode, gezamenlijk inloggen voor wat ‘small talk’, altijd beeld aan en aangeven dat je even weg moet.

2. Maak vooraf rollen bekend

Bij virtueel samenwerken is het nog belangrijker dat we elkaars verwachtingen managen, zodat iedereen weet wat er van hem wordt verwacht. Sommige rollen kunnen deelnemers er gemakkelijk bij doen, andere niet. Door vooraf te weten wat je rol is, weet iedereen vanuit welk perspectief hij aanschuift. De meest voorkomende rollen zijn:

• De moderator (regie)
• De verslaglegger
• De expert (specialisme en ervaring)
• De deelnemer (teamperspectief)
• De observator (check op aandachtspunten)
  

3. Vergader maximaal 45 minuten

Onze natuurlijke manier van communiceren wordt via het scherm sterk beperkt. Omdat we via het scherm eigenlijk alleen onze stem tot onze beschikking hebben,  gaan we overcompenseren om de boodschap zo goed mogelijk te verstaan. Uitermate vermoeiend. Om die reden zouden we niet langer dan drie kwartier achter elkaar moeten vergaderen. Duurt de vergadering langer, pauzeer tijdig.

4. Knip lange discussies op in kleinere eenheden

Belangrijke discussies vragen veel aandacht van alle deelnemers. Uit onderzoek blijkt dat we hooguit zo’n 10 tot 15 minuten naar iemand kunnen luisteren, daarna verslapt onze aandacht snel. Zo’n eendimensionale woordenstroom vergt het uiterste van ons. Hoe kunstmatig het ook mag overkomen, vanuit deze wetenschap is het goed met elkaar een aangenaam ritme te hanteren voor langere discussies, waarin je op tijd pauzeert.

5. Streef naar maximale groepsgrootte van 5 tot 7 mensen

De grondregel ‘je hebt 1 gesprek met een groep van maximaal 7 mensen, je hebt twee of meer gesprekken bij een grotere groep’ is online nog meer van toepassing Dan zijn discussies gemakkelijker te voeren en kom je ook sneller tot een besluit. Wil je toch dat de hele groep van vijftien of twintig met elkaar discussieert, deel de groep op in subgroepjes en laat ze in break-out rooms discussiëren. Na terugkoppeling in de hele groep, kun je en petit comité met de inzichten van de hele groep een verantwoord besluit nemen.

De 5 don’ts

1. De mute-knop gebruiken

Als je mensen na afloop vraagt waarom dit nou zo’n goede discussie was, dan geven ze eigenlijk altijd terug dat iedereen actief en betrokken was. Dat gaat niet werken als mensen tijdens de discussie ineens de mute-knop aanzetten, en zich daarmee buiten de discussie plaatsen.  Spreek met elkaar af dat op het moment dat je actief de discussie ingaat, niemand de mute-knop gebruikt. Zodra mensen namelijk de mute-knop aanzetten, zijn ze afgeschakeld en gaan ze hun e-mail checken, whatsappen, de hond uitlaten, vakantie boeken, enzovoort.

2. Continu achter elkaar vergaderen (back-to-back)

Er zijn nogal wat mensen die bijna continu virtueel aan het vergaderen zijn; eigenlijk onmenselijk. Niet gek dat mensen aangeven dat thuiswerken zoveel vermoeiender is. Doorbreek deze slopende gewoonte door regelmatig wandelend beloverleg in te plannen, of  met elkaar een vergaderloze dag af te spreken. Want hoe je het ook wendt of keert, vier meetings van drie kwartier achter elkaar betekent namelijk gewoon drie uur continu vergaderen!

3. Notulen maken en rondsturen

Wie leest na de meeting nog alle notulen? Waarom zou je nog eens willen nalezen wie wat heeft gezegd? De notulen zijn zoals de aantekeningen van de colleges tijdens je opleiding, die lees je achteraf nooit meer. De focus moet bij verslaglegging liggen op de kern waarvoor we bijeenkomen: samenkomen om via nieuwe inzichten besluiten te nemen die de wereld erna veranderen. Alle meetings zijn dan ook samen te vatten in vijf categorieën: besluiten, acties, tijdlijn, eigenaar, communicatie intern/extern (BATEC).

4. De rondvraag

De rondvraag kan nogal eens ontaarden in ongewenste discussies en improvisaties die je zeker op het scherm dient te voorkomen. De een komt met iets, waarop de ander dan spontaan reageert, wat bij nummer drie de nodige associaties oproept… Voordat je er erg in hebt, zit je op het niveau van kroegpraat en loopt de vergadering weer uit. Er zijn andere manieren en kanalen om nieuwe agendapunten of inzichten naar aanleiding van de vergadering met elkaar te delen. Maar niet nu, onvoorbereid en net voor het einde van het overleg. Organiseer ‘uitlogtijd’, waar je samen kunt uitblazen en hardop nog wat mijmert over wat gezegd is; mogelijk komen er dan thema’s op die je wilt agenderen op de volgende meeting.

5. Steeds dezelfde fouten blijven maken (doordat we niet evalueren)

We hebben al eeuwen fysieke ontmoetingen, en nu ineens moet dat allemaal virtueel. We doen hartstikke ons best, met alle goede intenties. Maar er gaat nog best veel mis. Om ervoor te zorgen dat we steeds iets beter worden, is evaluatie onmisbaar. Je kunt meetings ook even kort evalueren met elkaar door iedereen vooraf en na afloop de ‘energie’ aan te laten geven met een score van 0 tot 10.

Heb jij je al eens geërgerd aan mensen die ineens van het scherm verdwijnen, die onbedoeld met hun neus zo’n beetje tegen het scherm aan zitten, collega’s die in badjas of trainingsjack aanschuiven,  of collega’s die je continu met hun smartphone bezig zijn? (mail afhandelen, vakantie boeken, lunch bestellen?). En die je dan maar weer bij de les moet zien te krijgen?

Hoewel het allemaal niet meer zo nieuw is, vergeten we nog te vaak dat goed online vergaderen gebaat is bij een aantal gedragsregels die je gezamenlijk vaststelt. Want Iedereen heeft inmiddels zo zijn eigen gedachten over de manier waarop je online vergadert, maar wat voor de een helemaal prima is kan voor de ander uitermate irritant zijn.

Om de energie hoog te houden, is het belangrijk  om met elkaar af te spreken wat voor de groep een goede werksfeer is en waar je als groep goed op doet: wat vinden we samen prettig en veilig, zodat de gewenste interactie, tempo en besluiten kunnen plaatsvinden.

“WAAK VOOR KOPIEERGEDRAG VAN OUDE VERGADERGEWOONTES“

Tot ergernis van velen sluipen oude tradities langzaam binnen onze digitale vergaderingen: te laat binnenkomen, vroegtijdig vertrekken, gewoon zitten bellen tijdens de discussie, mails beantwoorden. Enfin, het wordt er niet gezelliger op, laat staan effectiever. Ergernis groeit, vooral als we het maar steeds laten gebeuren.  Je kunt deze ontwikkeling in de kiem smoren door je te richten op twee thema’s :

• It-ondersteuning
• Expliciete afspraken vergadergedrag

Extra aandacht voor technische zaken

Gestoei met het inloggen, het vergaderplatform, de internetverbinding, het werken met twee schermen, een koptelefoon… we zijn ineens ons eigen IT-bedrijfje, waar we meestal niet op zitten te wachten. Veel mensen vinden dit echt lastig en worden nu regelmatig in verlegenheid gebracht door hun geringe kennis en affiniteit met techniek.

Voor IT-gedoe, die hoe dan ook nog steeds opdoemen, kunnen onderstaande afspraken helpen:

1. We zijn begripvol en behulpzaam wanneer iemand technische problemen heeft, de voorzitter voorop: voorkom dat je iemand in de groep in verlegenheid brengt
2. Benoem iemand in je team, organisatie die voor technische zaken stand-by is

Voor iedereen achter het scherm thuis: blijf rustig ‘in het probleem’ zitten, zonder te vloeken, tieren of om je heen te roepen. Tel tot tien en adem vijf keer rustig en diep. Besef dat er geen doden of zwaargewonden vallen. Onderneem enkele pogingen om het op te lossen. Als dat niet werkt, bel jullie contactpersoon.

Maak expliciete afspraken over gedrag

Als iedereen vanuit huis vergadert, is het goed met elkaar afspraken te maken over wat je tijdens de online meeting van elkaar verwacht. Immers, iedereen heeft zo zijn eigen opvattingen over wat wel of niet goed werkt of praktisch is. Voorbeelden hiervan zijn:

• We hebben altijd video en geluid aan (behalve als geluid niet functioneel is)
• we spreken een inlog- en uitlogtijd uit voor bijpraten en napraten
• Dresscode: wat vinden we oké?
• We discussiëren in groepen van maximaal zeven personen. Als de groep groter is, splitsen we de groep
• We geven iedereen ruimte om te spreken
• We melden vooraf of via de chat wanneer we even weg moeten.
• Pauzes: hoe lang, hoeveel?
• Welke emoticons gebruiken we wel en niet in de chats, apps?
• We verwelkomen gasten en geven ze ruimte om zich voor te stellen