Zonder vertraging geen versnelling

Toen ik eind augustus rond 22 uur in een Zuid-Italiaans dorpje op mijn hotelkamer aankwam en mij realiseerde dat ik mijn mobieltje ergens rond het bankje in het park had laten liggen, moest ik even naar adem happen, tot tien tellen …wat nu?  Zodra de wereld om ons heen te groot, druk of onoverzichtelijk wordt, trekken we ons instinctief terug: we sluiten ons even van de wereld af om even goed na te denken. Een natuurlijke reactie: je stapt even terug, vertraagt en verscherpt, om daarna te versnellen. Zo zouden we onze meetings ook mogen zien.

Je kunt niet continu gas geven…

We moeten gewoon inzien dat in deze snelle wereld het regelmatig goed is om de koppen bij elkaar te steken: bewust een collectief moment pakken om even pas op de plaats te houden en scherp in te zoomen. Daarmee voorkom je veel tijdverspilling.

Effectief vergaderen kenmerkt zich door de situatie vanuit alle hoeken te bezien alvorens met een besluit te komen. Dan heeft namelijk het genomen besluit het meeste effect. Even terugschakelen, om vervolgens weer op volle snelheid de wereld in te stappen. Met een brede kijk de zaak bespreken garandeert dat je altijd een creatievere oplossing bedenkt. En bovenal dwingt het de dominante types om hun al bekende (voor-)oordelen even een tijdje op te schorten!

Zonder diepgang geen vooruitgang

“Waar zijn we nou met z’n allen mee bezig?”

“Doen we de juiste dingen, en doen we de juiste dingen wel goed?”.

Door regelmatig dit type vragen te stellen, wordt iedereen zich nog meer bewust van de zin en de onzin van de bespreking. Regelmatig deze vragen hardop stellen, maakt het vergaderteam bewust van wat wel en niet op de agenda hoort. Zo voorkom je dat onbelangrijke agendapunten als een boemerang steeds weer terugkomen, tot ergernis van velen.

Dus je kunt dank wel heel interessant een volle agenda hebben, maar als daarvan de helft uit onbelangrijke onderwerpen bestaat, is dat op den duur best frustrerend. Dus zo af en toe even de diepgang opzoeken en het vuurtje opstoken, dat kan geen kwaad.

Oordeel opschorten leidt altijd tot betere, slimmere besluiten 

Een manier om sneller tot slimmere oplossingen te komen, is iedereen in zekere zin te dwingen tot het uitstellen van het eerste oordeel. Daar kun je ze toe uitnodigen door de stap ‘Belangrijkste vragen’, vooraf  te laten gaan door de ontwerpkaart ‘Observatie, feiten en data’. – Zie hier waar je deze kaarten kunt vinden – Mijn ervaring is dat elk vergaderteam hiermee direct aan den lijve ondervindt dat de eerste oplossingen en oordelen vaak niet de beste zijn. Mooi toch, zo’n kleine interventie met veel impact! Hoe het werkt, lees je hieronder.

denkwolk licht
Hoe het werkt?
  • Stap 1: Met de stap ‘Observatie’ geef je de inbrenger/eigenaar van het onderwerp beperkte tijd om met alleen feiten en data kort het hele team te informeren.
  • Stap 2: Daarna gaat het team in duo’s of subgroepjes aan de slag op zoek naar de belangrijkste vragen die hier spelen. Geef alle subgroepjes een beperkte tijd voor deze ‘belangrijkste vragen’
  • Stap 3: rond af met een rondje ‘Vragen en antwoorden’.
  • Stap 4: laat de inbrenger van het probleem, het probleem opnieuw formuleren met de opgehaalde wijsheid van de groep.

De resultaten verbazen elk team keer op keer: de wijsheid van de groep zorgt namelijk altijd voor een beter en scherper beeld van het probleem of de situatie. Vanuit deze situatie is elke oplossing, elk besluit altijd beter!

Uit de praktijk: passend onderwijs casus

Zo gaf ik vorig jaar in opdracht van Stichting De Meijerij in de regio ’s-Hertogenbosch een vijftal Masterclasses ‘Creatief arrangeren ten behoeve van passend onderwijs’.  Aan de hand van een echte casus liet ik een diverse groep van 10 – 15 mensen (schooldirecteur, leerkracht, maatschappelijk werker, orthopedagoog, intern begeleider, enz.) interactief stoeien over een actuele, ernstige situatie in hun wijk. Een vaak schrijnende situatie waar iedereen wel het hare en zijne van vond… .

Focus eerst op de belangrijkste vragen, niet de antwoorden

Allereerst nodigde ik de probleemeigenaar uit om met de hele groep de huidige stand van zaken te delen, inclusief de omschrijving van het probleem. Vervolgens werd de groep in drie groepjes van vijf verdeeld met de opdracht om samen na te denken over ‘Wat zijn volgens jullie in deze situatie de belangrijkste vragen’, ‘welke vragen spelen hieronder?”.  Op deze manier nodig je mensen uit om te onderzoeken in plaats van te (ver-)oordelen en krijgt iedereen een breder en beter beeld van de situatie. Dat leidt dan ook altijd tot herformulering van het probleem.

Wil jij ook leren hoe je met met deze stappen of met BATEC de vergaderingen effectiever kan maken? Bekijk Rob’s trainingen  en haal het optimale uit al je vergaderingen.

Door de site te te blijven gebruiken, gaat u akkoord met het gebruik van cookies. meer informatie

Wij gebruiken cookies en verzamelen daarmee informatie over het gebruik van de website onder andere om deze te analyseren en te verbeteren, voor social media en om er voor te zorgen dat je voor jou relevante informatie en advertenties te zien krijgt. Door verder gebruik te maken van deze website ga je hiermee akkoord.

Sluiten