Zelfsturing vraagt om Veiligheid en Vertrouwen

Uit onderzoek van Allied Consultants Europe blijkt dat 80 % van de managers in Europa de invoering van zelfsturende teams ‘een stap in de goede richting’ vindt. Voor elk zelfsturend team is echter goed vergaderen een kritische succesfactor. Immers, dat zijn de momenten waarop je met elkaar het stuur vasthoudt richting de voorafgestelde doelen. En als je ervan afwijkt, doe je dat gezamenlijk en bewust. Misschien klinkt het wat vreemd, maar goede zelfsturing begint met het creëren van veiligheid en vertrouwen, waarna  je kunt loslaten. Dus leiders, loslaten door te vertrouwen met zorg voor een veilige sfeer: laat iedereen maar thema’s inbrengen, bespreken en oplossen, en laat ze het vooral doen, fouten maken, en weer verbeteren. Met zo’n mindset heb je als leider meer ruimte om het team en de afzonderlijke individuele teamleden te coachen naar betere prestaties.

Laat maar los; geef vertrouwen

vertrouwJe kunt nog zoveel praten over zelfsturing, maar als iedereen toch nog overal over mee wilt praten en beslissen, dan verandert er niet zo heel veel. “Ja maar, ik ben niet bij de vergadering geweest waar dat besloten is”. Nou en? Juist goed dat je niet meer overal bij aanwezig bent. Vertrouw op de instelling en capaciteiten van teamleden. Laat maar los.

 

“Loslaten betekent tijdelijk het houvast verliezen. Niet loslaten betekent voor altijd het houvast verliezen.” (Soren Kierkegaard, filosoof)

Basis voor zelfsturing is een gezamenlijke koers met de daarvan afgeleide taken en verantwoordelijkheden. Dat biedt een prima houvast dat waarbinnen iedereen kan groeien en ontwikkelen. Dan hoeven we ook minder met z’n allen over alle thema’s te vergaderen en kunnen we in kleinere geledingen korter en effectiever vergaderen. Netto ga je dan echt een stuk minder vergaderen, met meer gerichte output; da’s toch een heerlijk perspectief!

interactief
80 %  van alle vergadertijd interactief

De plek bij uitstek om de voortgang ervan te bespreken is de vergadering: veel agendapunten kunnen dan door degene die daar inhoudelijk verantwoordelijk voor is, geleid worden. En dan niet alleen maar samen wat vertellen en delen, nee, dat wordt zo snel saai! Varieer met een afwisseling van presentaties, het nadenken in duo’s of kleine groepen, een respectvolle dialoog met zijn allen en een stevig debat over een over een actueel probleem wat opgelost moet worden. Op die manier gaan vergaderingen veel meer op interactieve workshops lijken, en dat past toch ook veel beter bij de huidige tijdgeest!   

Te grote ego’s staan grootse teamprestaties in de weg

Er is een trend naar meer zelfsturing en taakvolwassenheid van teams. Niet meer een leidinggevende die het allemaal weet en het team continu de weg wijst. Nee, er is tendens om vanuit dienend leiderschap teams meer zelfstandig te laten werken. Echter, een team kan elke keer teruggeworpen worden door een paar dominante types die altijd hun zin willen hebben anders gaan ze het niet doen. Maar dat hoeven niet alleen de hardschreeuwers te zijn; het kan ook gaan om de wat stillere, maar niet minder dominante teamleden die  gewoon onverschrokken vanuit hun inhoudelijk specialisme hun eigen ding blijven doen. Da’s misschien wel goede zelfsturing, voor hen zelf, maar werkt vaak verlammend voor teamprestaties.

Wie beheert jouw agenda?

Ben jij wel eens bij vergaderingen waarbij je na afloop denkt: ‘waarom was ik hier in hemelsnaam bij?’ Zeg je wel eens gemotiveerd vergaderingen af of laat je bewust vergaderingen lopen ten behoeve van jouw kerntaken of omdat je goed kunt aangeven waarom je vindt dat je er niet bij aanwezig hoeft te zijn?  Door de waan van de dag vergeten we nogal eens om bij deze vragen stil te staan. De kracht van succesvolle teams zit hem in het goed onderling communiceren waarom je al of niet deelneemt. Het gaat daarbij om een bewuste afweging tussen jouw persoonlijke agenda en die van het team. Als je regie hebt over jouw agenda, en dus jouw werkzaamheden, dan kan dat soms leiden tot discussie over het al of niet deelnemen aan bepaalde meetings. En dat is uitstekend en houdt de boog op de juiste spanning.  

Zelf sturing geven aan de collectieve agenda

Zelfsturing impliceert dat je zelf stuurt… je moet dan als team wel weten waar je naar toe wilt met elkaar (een lonkend perspectief) en wat het speelveld is waarop je als team mag gaan sturen. Het speelveld wordt bepaald door antwoorden op vragen als: ‘Wat is de opdracht van het team, ons bestaansrecht? En waar mag ik voor gaan staan? En waarom maken jij en ik deel uit van het team? Het is goed om deze vragen met eens per half jaar of kwartaal te bespreken, om niet al te snel door de waan van de dag te worden meegesleurd en iedereen gaandeweg steeds meer gaat vergaderen om het vergaderen… . Op zo’n moment word je je weer even bewust van de waarde van het team en waarom jij deel uitmaakt van juist dit team.

Zelf sturing geven aan goede vergaderprestaties

Bij zelfsturing door interactie is het daarnaast belangrijk om helder te krijgen hoe je met elkaar door een deur wilt: nemen we pauzes, op welke manier gebruiken we onze smartphones en laptops, rouleren we taken, hoe nemen we belangrijke besluiten, enz.. Kortom, op welke manier presteren wij als team het beste? Zoals elk spel, is vergaderen ook een spel. En bij een spel horen spelregels. Niets is irritanter bij een spelletje als iedereen spontaan eigen regels gaat verzinnen!

Zelf sturing geven aan de collectieve denkkracht

Inspirerende vergaderingen bieden een aangename mix van diepgang en vooruitgang. De bespreking doet er toe, het genomen besluit staat als een huis. Diepgang creëer je door ervoor te zorgen dat het betreffende onderwerp vanuit verschillende invalshoeken wordt belicht, alle deelnemers ruimte en veiligheid voelen om anders te mogen denken. Vooruitgang wordt gevoeld wanneer er regelmatig besluiten worden genomen… en men op basis daarvan ook handelt. Met de ontwerpkaarten van Ongewoon Goed Vergaderen© kun je dit collectieve denkproces doelgericht sturen en voorkom je voor eens en voor altijd dat je overgeleverd bent aan de heerschappij van de dominanten.

Wil jij ook Ongewoon Goed Vergaderen bekijk dan ook de training.

Door de site te te blijven gebruiken, gaat u akkoord met het gebruik van cookies. meer informatie

Wij gebruiken cookies en verzamelen daarmee informatie over het gebruik van de website onder andere om deze te analyseren en te verbeteren, voor social media en om er voor te zorgen dat je voor jou relevante informatie en advertenties te zien krijgt. Door verder gebruik te maken van deze website ga je hiermee akkoord.

Sluiten