Vijf ‘boost your meeting’-acties

Als je je vergadering saai, niet inspirerend vindt, waarom niet verbeteren?

Er is inmiddels een wetenschappelijk erkend syndroom voor het bijkomen van energievretende vergaderingen: het ‘Meeting Recovery Syndrome, MRS’: uit onderzoek blijkt dat mensen gemiddeld 20 minuten moeten bijkomen van een saaie vergadering. Je zult acht tot tien saaie vergaderingen per week hebben… of meer! Wat doen we onszelf toch aan? En vooral, hoe keren we het tij? Je kunt natuurlijk ook doormodderen… . Hieronder beschrijf ik kort vijf acties waarmee je direct elke vergadering een kwaliteitsimpuls kunt geven. Waarom niet?

Rocket boost
  1. De juiste thema’s

Gaandeweg de maanden en jaren sluipen er geruisloos agendapunten op de agenda die mogelijk helemaal niet bij de verantwoordelijkheden van je vergaderteam horen. Of zijn de taken al zo goed afgebakend, dat het eigenlijk niet meer zo logisch is dat iedereen bij alle agendapunten aanschuift.  Check eens met elkaar of de agenda een goede weerspiegeling is van wat het team te doen staat. Hebben we het in onze vergaderingen over de juiste zaken? In hoeverre bieden de meetings ons toegevoegde waarde? De antwoorden maken weer eens duidelijk waar je staat en zorgt dat iedereen weer het nut van de meetings op het netvlies heeft.

  1. De juiste mensen

Stop met iedereen overal over mee laten praten en focus op hoofdlijnen waar een ieders verantwoordelijkheid ligt. Juist wanneer in grote lijnen ieders rol helder is, geeft dat alle vrijheid voor de invulling ervan in de alledaagse praktijk en ook aan het al of niet deelnemen aan vergaderingen of delen ervan. Wat goed werkt is dat je als eigenaar van een thema vooraf aangeeft wie je per se bij de bespreking wilt hebben omwille van expertise, invloed, bevoegdheid, enz.. Je kunt als persoon veel invloed hebben op het team op basis van functie of kennis/ervaring, en andersom kunnen de uitkomsten van de bespreking veel invloed uitoefenen op het alledaagse werk. Daarmee worden vergaderingen interessanter, en gaat iedereen netto minder vergaderen: win-win!

  1. Organiseer en delegeer eigenaarschap van agendapunten

Herken je de veel te hard werkende voorzitter? Die vrouw, man die zich uit de naad werkt om agendapunten te verzamelen, collega’s twee, drie keer aan te sporen voor agendapunten, en gedurende de vergadering een tamelijk passief clupje door de agenda sleept? Laten we daar nou eens voorgoed mee stoppen!

Iedereen is verantwoordelijk voor goede meetings

Leg verantwoordelijkheden neer daar waar ze horen. Ook in meetings. Maak mensen verantwoordelijk voor de inhoudelijke voorbereiding en de leiding van de bespreking. Zij kunnen dan als technisch voorzitter besprekingen leiden en geven ook vooraf aan wie er per se bij aanwezig zouden moeten zijn. Vanuit deze gedachte ontstaan er vergaderingen waarbij de algemeen voorzitter, vaak de leidinggevende, de leiding van de besprekingen overlaat aan de thema-verantwoordelijken of portefeuillehouders.  

Zo daag je veel meer mensen van het vergaderteam uit om actief en goed na te denken over het doel en het ontwerp van de bespreking, plus  de juiste samenstelling van het vergaderteam. Dit biedt de leidinggevende de kans om veel meer het beste uit het team te halen.

minder tijd

Per persoon minder vergadertijd

Een geweldige bijvangst is dat iedereen netto een stuk minder wordt belast: je hoeft helemaal niet meer bij alle meetings aanwezig te zijn, of vaak maar voor een deel van het overleg. Daarbij wordt het ook veel duidelijker rond welke thema’s en agendapunten jouw bijdrage en toegevoegde waarde wordt verwacht. Bewusteloos aanschuiven en vrijblijvend meepraten is er dan gewoon niet meer bij.  En alleen maar fysiek aanwezig zijn bij vergaderingen om vooral maar te vergaderen, dat vindt toch eigenlijk niemand leuk?

  1. Knip een grote groep in kleinere: 80 % van meetings workshop look a like

Waarom nog vergaderen in een U-opstelling? Zeker wanneer het vergaderteam groter is dan zes mensen, moet je het team opsplitsen in kleinere groepen van maximaal zes mensen. Uit onderzoek blijkt dat mensen veel gemakkelijker actief samenwerken en denken in kleine groepjes. Het biedt iedereen meer geborgenheid en veiligheid, waardoor met name de introverte types zich gemakkelijker laten horen.

Met gerichte instructie van de leider van de bespreking ga je dan in subgroepjes actief aan de slag:  doel- en resultaatgericht werken aan de bespreking van een casus of situatie. Zo weet je ook vooraf dat je als deelnemer altijd actief betrokken wordt bij de bespreking, en rekent iedereen ook op jouw bijdrage. Kijk, hoe mooi is dat? En met de wetenschap dat jouw mening bijgedraagt aan de uiteindelijke oplossing of het besluit, dat doet ieder mens meer dan goed. Daar krijgen we energie van.  Actief deelnemen aan de vergadering is niet voor niets wereldwijd de nummer 1 wens van alle vergaderaars.

  1. Formuleer uitdagende vergaderdoelen

Met een goed en uitdagend vergaderdoel richt je doelbewust de collectieve energie van het vergaderteam. En als je met de bespreking dit doel realiseert, dan komt er positieve energie vrij. je hebt als team een goede prestatie verricht en dat leidt tot succesbeleving. Dat geldt natuurlijk ook voor het realiseren van persoonlijke doelstellingen. Op alle gebieden houden wij ervan om uitdagende doelen te stellen en te realiseren: daar doet ons echt goed. En als je tijdens vergaderingen deze ervaringen hebt, groei je ook als vergaderteam. Het teamvertrouwen neemt toe, en daardoor de teamprestaties!

Ook meer halen uit vergaderingen? Neem dan contact met ons op. Of bekijk Rob’s succesvolle trainingen.

Door de site te te blijven gebruiken, gaat u akkoord met het gebruik van cookies. meer informatie

Wij gebruiken cookies en verzamelen daarmee informatie over het gebruik van de website onder andere om deze te analyseren en te verbeteren, voor social media en om er voor te zorgen dat je voor jou relevante informatie en advertenties te zien krijgt. Door verder gebruik te maken van deze website ga je hiermee akkoord.

Sluiten