Verplichte deelname aan vergaderen is kinderachtig
auteur van Ongewoon Goed Vergaderen
Vergaderingen worden zo vanzelfsprekend met elkaar afgesproken dat je, voordat je het weet het gevoel hebt de hele week verplicht in meetings te zitten. En dat kan toch ook niet de bedoeling zijn.
In mijn praktijk zie ik dat mensen na enige reflectie best wat meetings kunnen skippen, of het kunnen afdoen met een belletje of een bila. Dus waarom iedereen steeds maar verplichten om allemaal overal bij aanwezig te zijn? Altijd en de hele tijd?
Kies voor meetings die jou motiveren
Als je kijkt naar wat ons motiveert, dan zou je die aspecten kunnen gebruiken bij het keuzeproces voor deelname. Ons werkgeluk wordt vooral gevoed door ‘resultaten’ en ‘relaties’, die je kunt onderverdelen in vier criteria:
- Autonomie (zelfstandigheid)
- Inhoudelijke verdieping
- Zinvolle bijdrage leveren
- Elkaar ontmoeten, ergens bij willen horen
Je kunt deze criteria dan loslaten op de agenda en deze een score geven van een ‘1’ (niet relevant), een ‘3’ (twijfelachtig) en een ‘9’ (relevant) . Zo ontstaat dan een ‘quick scan’ voor al of niet deelnemen aan een vergadering. Door de scores ‘1’, ‘3’ of ‘9’ word je meer uitgedaagd om echt te kiezen tussen uitersten en wordt het verschil in oordeel gemakkelijker zichtbaarder dan bij een score van 1, 2, 3.
Checklist deelname
Formuleer gewenste opbrengst = managen van ieders verwachtingen
Wanneer mensen weten wat de bedoeling van de bespreking en vergadering is, dan kan iedere volwassene toch een prima afweging maken om al of niet erbij te willen zijn? Als de agenda alleen maar de onderwerpen opsomt en er niet bijstaat wat het beoogde resultaat is van de bespreking, dan weet je vooraf gewoon niet wat de bedoeling is… en ga je dus maar weer.
Voor je het weet denk je: ‘hier had ik dus helemaal niet bij hoeven te zijn, zonder van tijd en energie’. Als je vooraf duidelijk maakt welke resultaten je van de bespreking verwacht, kan iedereen gemakkelijker de keuze maken om er al of niet bij te zijn. Je weet immer wat je te wachten staat.
Dit managen van verwachtingen doe je door het thema van de bespreking te koppelen aan een van deze zeven vergaderdoelen:
- Oplossingen bedenken
- Ideeën genereren
- Zaken met elkaar verkennen
- Situatie verklaren en toelichten
- Informatie geven en delen
- Producten, programma’s, diensten en systemen evalueren
- Elkaar ontmoeten
Als je per agendapunt steeds een van bovenstaande doelen erbij zet, dan kunnen deelnemers zelf bepalen of dit voor hen relevant is. Zo krijg je de juiste mensen gemotiveerd aan tafel. Het kan dan zijn dat de samenstelling van het vergaderteam een keertje wisselt, of dat mensen wel blijven, maar hun stoel een meter naar achteren zetten en niet deelnemen aan de bespreking.
‘Mindless Meeting Acceptance Syndrome (MMAS)’
Dit is het fenomeen van het digitaal bewusteloos inschieten en accepteren van vergaderingen: je maakt een keer een vergadergroep aan, en dan hup, doe je elke keer weer een volgende vergaderverzoek aan iedereen. Of je plant structureel elke week een vergadering in voor het hele jaar. Omdat wij het vaak veel moeilijker vinden om ‘nee’ te zeggen dan ‘ja’, zit je voordat je het beseft weer in een vergadering waarvan je achteraf denkt: “Waarom zat ik hier eigenlijk?”, of: “Deze vergadering heeft mij opnieuw niets gebracht, zonde van mijn tijd.” Je kunt dit mechanisme doorbreken door bewuster te kiezen, zodat je vaker bij de juiste vergaderingen zit en meer tijd overhoudt voor andere zaken.
Wil jij ook leren hoe je de vergaderingen effectiever kan maken? Bekijk Rob’s trainingen en haal het optimale uit al je vergaderingen.