Doet u mij maar een vergaderdieet!

vergaderdieet-vuisten-vergaderen

Heb jij ook het gevoel dat je te lang en te veel vergadert? Snak jij ook naar minder, maar effectiever en energieker vergaderen, maar weet je niet goed waar te beginnen?  Bij een vergaderdieet denken sommige mensen aan acties zoals:

  • Alle meetings maximaal 0.45 minuten
  • alleen nog maar staand vergaderen

Het zijn goede ‘quick wins’ als eerste duwtjes, maar voor blijvend beter vergaderen is meer nodig. Want het is met een vergaderdieet niet anders dan met ons eigen dieet: we redden het vaak niet als we echt alleen puur gaan voor minder kilo’s  of voor elke dag een half uur hardlopen. Denken dat door geforceerd iets te roepen het wenselijke gedrag wel volgt, dat blijkt meestal niet de beste strategie.  Maar wat kenmerkt dan wel een goed vergaderdieet?

Het vijf-stappen-vergaderdieet

Er is een  slimmere manier om voortaan effectiever te vergaderen. Het gaat erom dat je het vergadergedrag bij de wortels aanpakt. Beter vergaderen in zowel de profit als non-profit wereld kenmerkt zich door de volgende, methodische aanpak:

  • Stap 1: verzamel data over hoe mensen de huidige vergaderingen ervaren (test je score hier)
  • Stap 2: stel samen het lonkend perspectief vast voor het hele team: hoe zouden voor jullie echt goede meetings eruit zien, en wat doen jullie dan (niet meer)?
  • Stap 3: kies samen een concrete actie die bijdraagt aan dat schitterende perspectief en spreek elkaar daarop aan.
  • Stap 4: evalueer deze actie na een korte periode, scherp de actie aan waar nodig totdat de actie in het collectief vergadergedrag verankerd is
  • Stap 5: formuleer samen een volgende, nieuwe actie die bijdraagt aan jullie lonkend perspectief van niet-te-missen-meetings, die naar jullie verwachting perfect aansluit bij jullie wensbeeld.
De hefboom voor succes: een gezamenlijk wensbeeld van werkelijk goed vergaderen

Alle diëten werken beter en langer als we ons gevoel kunnen verbinden met een beeld dat lonkt, dat als een magneet voor ons werkt: nog heel lang willen blijven tennissen, bergwandelingen maken, kunnen tekenen, voetballen met je kleinkinderen maken het je een stuk eenvoudiger om met mildheid je aan je dieet te houden. Als het gevoel goed is, hoef je niet zoveel te forceren en houden we het vaak goed en lang vol.

En dus waarom niet alleen nog maar schitterende meetings? Durf eens hardop samen uit te spreken dat je straks geen vergadering van deze groep zou willen missen. Hoe zou dat voor iedereen zijn? En wat moet er gebeuren om echt beter te vergaderen?  Een goed vergaderdieet kan dus niet zonder een krachtig gezamenlijk wensbeeld. De drie meest voorkomende vergaderwensen bespreek ik hieronder:

Wensbeeld 1: meer energie en inspiratie

Wensbeeld 2: resultaatgerichtheid vergroten

Wensbeeld 3: onderlinge relatie verbeteren

Wens 1: Zou het niet geweldig zijn als we gewoon altijd energiek en geïnspireerd de meeting uitlopen

Als je met elkaar kiest voor meer energie en inspiratie, dan is dat de focus waarmee je de vergaderingen voorbereidt en uitvoert. Je merkt dan bijvoorbeeld dat voorbereiding allesbepalend is. Bereidt echt iedereen zich goed voor, heeft de thema-eigenaar een doelgericht plan hoe hij/zij de bespreking wil voeren?

Je komt er dan al snel achter dat wanneer de vergadergroep groter is dan zes mensen, je veel meer in subgroepjes gaat werken, zodat iedereen actief meedenkt en gehoord wordt. Dan krijgen vergaderingen veel meer het karakter van interactieve workshops.  Veel meer dynamiek, waarbij je afwisselend in duo’s en kleine groepjes werkt en de inzichten per subgroepje plenair verzamelt. Door iedereen actiever erbij te betrekken creëer je meer draagvlak voor genomen besluiten. En dan worden vergadering ook als ‘beter’ ervaren.

Wens 2: Zou het niet geweldig zijn als onze meetings resultaatgerichter zijn

Meer focus op het resultaat vereist voorbereiding met het oog op gewenste effect. Dus zomaar de meeting instappen en wat gaan improviseren op basis van een ingebracht thema, dat kan dan dus niet meer. Je kunt effectiever vergaderen niet aan het toeval overlaten.

Allereerst vergroot je de kans op een beter resultaat door na te denken over de samenstelling van de groep:

  • Wie heeft er direct belang bij het beoogde resultaat?
  • voor wie heeft het te nemen besluit consequenties?
  • Wie heb ik er per se bij nodig om het besluit te nemen?
  • Wie is voor de invoering van het te nemen besluit verantwoordelijk?
target

Daarnaast: het woord agenda komt van het Latijnse Agendum, wat ‘dat wat om actie vraagt’ betekent.

Als je resultaatgerichter wilt werken, is het dus slim om vooraf een check te doen op urgentie en belangrijkheid:

  • Waarom wil ik dit thema nu echt aan de orde stellen?
  • We moeten hier echt eens met de voeten op tafel over nadenken.
  • Wie moet er per se bij zijn? En wie (nog) niet?
  • Op welk besluit wil ik dat we vandaag echt een klap geven?

Borging van de vergader-resultaten

Resultaten van besprekingen moet je zien te borgen, anders blijft er een geur van vrijblijvendheid hangen. Het is niet de bedoeling dat mensen het overleg uitlopen, al mompelend: ‘nou, het zal wel, maar ik weet niet wat we nou echt afgesproken hebben”. Mensen vinden meetings beter als ze een goed beeld hebben van de resultaten. Die kun je compact en compleet vastleggen met het BATEC-format:

  • Besluiten
  • Acties
  • Tijdlijn
  • Eigenaar
  • Communicatie intern/extern

Zie hier een verdere uitleg over het BATEC-format en waarom dit de notulen kan vervangen.

Wens 3: zou het niet geweldig zijn als we meer als een team opereren

In goede meetings wordt regelmatig aandacht besteed aan zowel de resultaten als de relaties. Het gaat juist in vergaderingen om een balans tussen goed werk en een goede onderlinge sfeer. Als je weet waar je als  team voor staat en een plan hebt, dan is het creëren van gezonde, onderlinge relaties het allerbelangrijkste. Wij zijn namelijk op ons best als we ons gehoord en gezien voelen.

Hieronder een oog voor de onderlinge relaties: een indruk wekkende check-in

Duurzaam-Roerdalen

Een prachtig instrument om de onderlinge relaties blijvend te voeden, is de check-in, zoals gemeentesecretaris Jan l’Ortije die in het MT van afgelopen december 2018 inleidde. Het was werkelijk een juweeltje, waarbij de zeven deelnemers ieder op geheel eigen wijze ingingen op de drie vragen:

  • Hoe gaat het met jou privé?
  • Hoe gaat het met je team?
  • Hoe gaat het met jou als leidinggevende?

Rustig vertelde ieder op haar en zijn eigen wijze wat hen bezig hield: fijne en ook moeilijke zaken kwamen langs, werk en privé…  iedereen voelde zich gehoord en gezien. Je voelde een onzichtbaar, maar sterke verbinding tussen de teamleden: een sterke basis van waaruit men vervolgens pittige discussies met elkaar aanging.

Wil jij ook leren hoe je met met o.a. het vergaderdiëet of met BATEC de vergaderingen effectiever kan maken? Bekijk Rob’s trainingen  en haal het optimale uit al je vergaderingen.

Door de site te te blijven gebruiken, gaat u akkoord met het gebruik van cookies. meer informatie

Wij gebruiken cookies en verzamelen daarmee informatie over het gebruik van de website onder andere om deze te analyseren en te verbeteren, voor social media en om er voor te zorgen dat je voor jou relevante informatie en advertenties te zien krijgt. Door verder gebruik te maken van deze website ga je hiermee akkoord.

Sluiten