Schaf notulen af

Schaf Notulen Af!

Continu opschrijven wat iedereen chronologisch zegt, dat hoeft toch echt niet meer. Bovendien, wie leest dat nog? Het is net als met de aantekeningen van de colleges, die lees je toch niet allemaal meer, dat ga je samenvatten. Nu, daar gaat het natuurlijk om: een adequate samenvatting van de hoogtepunten. Dus: welke besluiten zijn er genomen, wat is het uiteindelijke oordeel, wat gaan we doen en hoe? Wie neemt welke acties op zich neemt en, zo belangrijk in deze tijd, hoe gaan we erover intern/extern communiceren. Notulen? Afschaffen!

Een eenvoudig format voor verslaglegging

We hebben wel bewijs en borging nodig waarop men in de toekomst kan terugvallen: welke uitspraak is toen gedaan (rechtspraak), en wanneer hebben we dat besluit genomen. Zinvol?  Nou en of, want anders wordt een vergadering al gauw een mistige ervaring… . Laten we daarom elke meeting afsluiten met het nalopen van vijf dimensies:

Besluiten
Acties
Tijdlijn
Eigenaar
Communicatie intern/extern

Daarmee heb je een super eenvoudig format voor de verslaglegging van elk overleg: BATEC

B = Besluiten
Business man making decision

Met besluiten bepalen we onze toekomst en maken we het verschil met het verleden.

Besluiten zijn de belangrijkste reden waarvoor we bij elkaar komen. Besluiten zijn tijdgebonden inzichten: ze zijn niet in beton gegoten, maar voor nu het beste inzicht. Want dit is het team, en dit is het moment waarop we wel een besluit nemen. De focus ligt vooral op het gezamenlijk nemen van besluiten: dit is de oplossing of besluit: zo gaan we het doen, dit is ons standpunt, we gaan het langs die kanalen communiceren, enz.. In de notulen moest je zelf gaan zoeken waar de besluiten stonden… .

Wanneer we er tijdens onze bespreking nog niet uit zijn, dan hebben we andere type besluit te nemen, een proces-besluit:

  • Welke stappen hebben we nog te nemen voordat we echt naar een inhoudelijk besluit kunnen?
  • Wie intern/extern moeten we hier nog per se bij betrekken?
  • Wie gaan we op de hoogte houden van onze stappen?
  • Waar gaan we de informatie vandaan halen om verder te komen richting het te nemen besluit?
Gebouw gemeente Utrecht

Zo werd op 4 december jl. in een projectenoverleg van de Utrechtse Vastgoed Organisatie, gemeente Utrecht twee typen besluiten genomen:

  1. Inhoudelijk besluit: met het oog op de verwachte toename van leerlingen werd Locatie X als tijdelijke huisvesting toegekend voor twee verschillende middelbare scholen voor de periode 2020 – 2025.
  2. Proces-besluit: het inhoudelijke besluit moet intern gecommuniceerd worden naar het programmamanagement van de afdeling, maar ook richting de afdeling Ruimte en Beleid van de gemeente. Daarnaast zal dit tijdens het bestuurlijke overleg gecommuniceerd worden met de betrokken schoolbesturen.

Natuurlijk weten alle projectleiders dat dit besluit in de toekomst bij voortschrijdend inzicht wellicht aangepast moet worden, maar voor nu was dit met de kennis en inzichten van dat moment het beste besluit voor dit moment.

Veel parttimers in de organisatie… noteer motivatie voor genomen besluiten

In veel bedrijven en organisaties werken mensen parttime en zij kunnen vaak niet bij alle vergaderingen zijn. Je kunt voor bepaalde besluiten mensen vragen om vooraf hun standpunt of mandaat mee te geven aan de vergadering, of aan een collega, zodat hun mening of stem wordt meegenomen. Om te voorkomen dat deze mensen na de meeting een voor een bij jou aan je bureau komen om verhaal te halen over de genomen besluiten, is het raadzaam om de motivatie voor bepaalde besluiten op te nemen in het verslag. Daar kunnen ze het al of niet mee eens zijn, maar dat is wat er is.

A = Acties

Besluiten worden in principe altijd gevolgd door acties. Acties voor inhoudelijke uitwerking of om de volgende stappen in het afgesproken proces in gang te zetten. Want van alleen maar praten gaat de rijst niet koken. Formuleer acties concreet, zo specifiek mogelijk en actief, zodat de eigenaar exact weet wat hem te doen staat.

You can't change the world by thinking about it

Zo werd dit voorjaar in het directieoverleg van Oliver IT het besluit genomen om tweejaarlijks interne demonstraties van nieuwe inzichten en programma’s te organiseren, als onderdeel van de kwartaalbijeenkomsten. Dat leidde tot een radicale wijziging van het draaiboek, en meer verantwoordelijkheid voor de fieldmanagers om dit deel met andere collega’s te verzorgen.  

T = Tijdlijn
deadline

Zonder deadline geen druk. Als je geen tijdlijn met elkaar afspreekt, dan komt het elastiek niet op spanning te staan en gaan we niet zo hard lopen. Wij mensen presteren prima onder tijdsdruk. Ik ben een groot voorstander van strakke tijdlijnen die natuurlijk wel haalbaar moeten zijn. Bedenk daarbij dat wij nogal eens onderschatten hoeveel tijd we denken nodig te hebben voor de uitwerking van een bepaalde klus. Dat heeft twee oorzaken:

  • Wij overschatten onze capaciteiten als het gaat om het klaren van een klus (wij denken vaak te gemakkelijk dat ‘we dat wel even doen’).
  • We staan onvoldoende stil bij afhankelijkheden van derden.

Een geruststelling hierbij: de ervaring leert dat we er steeds beter in worden als we het gewoon doen en kritisch de uitvoering blijven volgen. Zonder deadlines verliezen acties namelijk hun spanning en relevantie, en bewegen ze richting uitstel en afstel. Daarmee verliest de vergadering zijn toegevoegde waarde!

Het Oliver IT-besluit om tweejaarlijks interne demonstraties te organiseren leidde ertoe dat het eerstvolgende kwartaaloverleg van het bedrijf direct als deadline werd genoteerd voor een aantal medewerkers voor hun eerste demonstraties.

E = Eigenaar

Een actie zonder eigenaar lijkt op een wenselijke beweging die maar hoopt op een duwtje … je weet het niet, het kan vriezen of dooien. Dat kan natuurlijk niet. Als er niemand zich eigenaar voelt van een actie… dan vooral niet doen! Dan is dat is het blijkbaar gewoon niet belangrijk genoeg.

eigenaar worden

In succesvolle teams staat eigenaarschap voor acties zelden ter discussie

De grootste valkuil hierbij is dat steeds weer dezelfde mensen de acties op zich nemen en er elke keer opnieuw mensen zijn die duiken en er mee wegkomen. Of dat de meeste acties toch weer bij die veel te hard werkende voorzitter terecht komen… . Dat is fnuikend voor het gevoel van gedeelde verantwoordelijkheid. Acties moeten vanzelfsprekend de moeite waard zijn voor het hele team. In een goed team wordt snel duidelijk wie welke acties voor zijn rekening neemt. Dat is geen discussie.

C = Communicatie intern/extern

Om regie te houden op de genomen besluiten en acties, is het belangrijk om hierover met de juiste mensen en partijen te communiceren:

  • Naar wie van de afdeling HRM sturen we onze BATEC, waarin we markeren wat voor hen belangrijk is?
  • Moeten we een mail of brief opstellen?
  • Zullen we telefonisch contact opnemen? Of skypen?
  • Is het verstandiger om een fysieke bijeenkomst met ze te beleggen?

Een kind uit huis plaatsen, met wie moeten we hierover communiceren?

Zodra een kinderrechter besluit een kind uit te huis te laten plaatsen, gaat dat niet alleen het kind en ouders aan, maar bijvoorbeeld ook de sociaal maatschappelijk werker, de buren en de schooldirectie.

Het belang van notulen staat hierbij niet ter discussie, de vorm echter wel. Niet data, maar heldere communicatie erover is wat ons te doen staat. Zie daar de nutteloosheid van pagina’s notulen en het cruciale belang van effectieve verslaglegging.

Belang van notulen staat niet ter discussie, wel de vorm

We leven in een complexe, dynamische wereld waarin iedereen naarstig op zoek is naar zingeving en betekenis toevoegen; we willen allemaal ertoe doen. De baas weet en kan het heus niet meer alleen. Behoefte aan het nalezen van wat er letterlijk is gezegd, is echt niet meer van deze tijd. Het gaat om de uitkomsten ervan. Met die uitkomsten veranderen we de wereld om ons heen.

Het BATEC-format

De notulen van weleer zijn niet meer toereikend: het is proza waarbij iedereen moet zoeken naar de belangrijkste zaken. Effectieve borging van de belangrijkste zaken uit de meeting is nu echter cruciaal voor het gevoel van waarde en betekenis toevoegen in de wereld. Daarmee maak je met meetings het verschil!  En dus blijft verslaglegging van de belangrijkste zaken harde noodzaak: met de dimensies ‘besluiten, acties, tijdlijn, eigenaar en communicatie intern/extern’ kun je elke bespreking adequaat weergeven. Daarom: rond meetings altijd samen af met BATEC!

Bekijk ook Rob’s trainingen  en haal het optimale uit al je vergaderingen.

Door de site te te blijven gebruiken, gaat u akkoord met het gebruik van cookies. meer informatie

Wij gebruiken cookies en verzamelen daarmee informatie over het gebruik van de website onder andere om deze te analyseren en te verbeteren, voor social media en om er voor te zorgen dat je voor jou relevante informatie en advertenties te zien krijgt. Door verder gebruik te maken van deze website ga je hiermee akkoord.

Sluiten