Minder aandacht voor de inhoud zorgt voor effectiever vergaderen

Aandacht voor inhoud

De neiging is groot om direct en alleen maar inhoudelijk te discussiëren. De een brengt wat in, en daarop reageert iemand anders. Dat roept bij de derde allerlei associaties op, die echter niets met het doel van de bespreking van doen hebben.

Voor je het weet is de bespreking weggekaapt door allerlei goed bedoelde, maar tamelijk onzinnige uitweidingen.

Onze inhoudelijke betrokkenheid verleidt ons teveel

We zijn van nature gewend om vanuit de inhoud deel te nemen aan vergaderingen. Logisch, want we worden immers voor onze opleiding en inhoudelijke kennis betaald. Het is ook belangrijk dat je per vergaderthema de juiste inhoudelijke mensen aan tafel hebt die kennis van zaken hebben. Juist de verscheidenheid aan inzichten is zo belangrijk voor de beste oplossingen.

inhoudelijke betrokkenheid
Met de juiste mensen aan tafel ben je er nog niet

Maar ja, je kunt dan wel de juiste club bij elkaar hebben, dat garandeert nog niet dat alle invalshoeken ook aan bod komen. Wanneer je dan gewoon met de bespreking begint, loop je als vergaderteam een geweldig risico dat de gemakkelijke sprekers en de notoire hardschreeuwers alle spreektijd opeisen. Dan blijft er van alle diversiteit weinig over… Goede besprekingen vragen om regie.

Focus op de vorm – creëer ruimte voor de collectieve wijsheid

Vergaderen worden snel beter als je alle aanwezige kennis mobiliseert en niet die van steeds dezelfde mensen. De beste innovaties en oplossingen komen tot stand door:

  • Een uitdagend doel van de bespreking
  • Een doelgericht ontwerp van de bespreking, zodat je weet dat er hele verschillende invalshoeken aan bod komen (zie Meeting Design Cards voor het ontwerpen van elke bespreking)
  • Tijd toekennen aan de bespreking
  • Als het vergaderteam groter is dan zes, werk in kleine groepjes en haal plenair de belangrijkste inzichten op.
Kritieke succesfactor: een onafhankelijke voorzitter

Een voorzitter die teveel zijn mening ventileert kan snel een te bepalende rol spelen in het gesprek. Wanneer hij/zij dan ook nog eens leidinggevende is, ligt bedoelde of onbedoelde manipulatie op de loer. Dat is fnuikend voor zowel de inhoud als de sfeer in een vergaderteam. Als een voorzitter sterk zelf betrokken is bij de inhoud, dan is goed om iemand anders dat agendapunt te laten voorzitten.

Een goede voorzitter:

  • Leidt het proces doelgericht en vanuit een vooropgesteld plan
  • Heeft oog voor ieders inbreng
  • Staat open voor vreemde invalshoeken en kritische noten
  • Is alert op mogelijke onderstromen

Wil jij ook leren hoe je de vergaderingen effectiever kan maken? Bekijk Rob’s trainingen en haal het optimale uit al je vergaderingen.

Door de site te te blijven gebruiken, gaat u akkoord met het gebruik van cookies. meer informatie

Wij gebruiken cookies en verzamelen daarmee informatie over het gebruik van de website onder andere om deze te analyseren en te verbeteren, voor social media en om er voor te zorgen dat je voor jou relevante informatie en advertenties te zien krijgt. Door verder gebruik te maken van deze website ga je hiermee akkoord.

Sluiten