Maatregelen tegen virtuele vergaderuitputting

Campagne 11 - Maatregelen tegen virtuele vergaderuitputting (1)

De regering heeft maatregelen bedacht tegen verdere verspreiding van het Corona virus. Zo is het nu belangrijk om maatregelen te treffen tegen verdere uitputting door digitaal vergaderen. Ik bespreek in deze blog de belangrijkste vijf nieuwe routines, nadat ik kort aandacht besteed aan de menselijke factor, het feit dat wij als sociale wezens ineens in een opgelegd isolement zijn gekomen.

Geïsoleerd maar toch verbonden, hoe doe je dat?
Thuiswerken cartoon

De corona-crisis heeft ervoor gezorgd dat we ineens gedwongen werden om thuis te werken. Thuiswerken heeft zeker een aantal voordelen, maar zorgt er ook voor dat we in zekere zin geïsoleerd van elkaar werken. En dat is in meerdere opzichten lastig, want we zijn sociale wezens en willen graag ergens bij horen. Daarnaast voedt het fysieke contact de individuele – en teamprestaties.

Voorkom sociaal isolement: zorg voor ver-binding

Praktisch kun je daar in deze nieuwe werkelijkheid voor een deel aan tegemoet komen door een aantal van onderstaande acties door te voeren:

  • Organiseer een week- en dagstart, en zorg dat je iedereen hoort
  • Betrek collega’s bij jouw prestaties, incl. vorderingen en obstakels
  • Geef aan als je in bent voor ‘bijkletsen’
  • Organiseer koffie/thee breaks, lunch, vrijdagmiddagborrels
  • Zoek fysiek contact op met collega’s in de buurt (vrijwillig)
  • Organiseer verschillende keren/week ‘bijpraat-momenten’
Waarom digitaal vergaderen vermoeiender is dan fysiek
digitaal vergaderen vermoeiender

Allereerst is het achter het scherm niet mogelijk om precies te kunnen zien wat er met je collega’s gebeurt. Naast afleiding door kinderen, huisdieren en partners, is de belangrijkste reden dat we een groot deel van de non-verbale communicatie missen: het spontaan reageren op elkaar, het veranderen van houding, de sfeer en opstelling van de vergaderruimte. En toch proberen we dat allemaal te vatten. Maar dat kan niet vanaf ons scherm, en dat maakt het zo vermoeiend.

Een tweede oorzaak van onze uitputting is gelegen in het feit dat we tijdens het digitaal vergaderen hetzelfde niet-functionele gedrag vertonen als voor de Corona-crisis. Dat vonden we toen al niet leuk, maar nu wordt nog zichtbaarder, en irriteert het ons nog meer: spontaan weglopen, te laat ‘binnen komen’, spontaan door elkaar praten, keurig een voor een praten zonder enige diepgang, op andere devices gaan werken, enz.

De zeven maatregelen voor ongewoon goed digitaal vergaderen

Digitaal vergaderen is een speciale tak van vergaderen. Om dit boeiend en effectief te doen zijn de volgende maatregelen noodzakelijk:

1. Iedereen spreekt – video aan

Zeker omdat we alleen thuis zitten, willen we gehoord en gezien worden. Nog meer dan voorheen in de vergaderruimte, omdat we toen de collega’s ook in de wandelgangen spraken. Maar nu is het digitale overleg vaak een van de weinige momenten waarop je je collega’s spreekt. Daarbij komt dat het voor het draagvlak van de te nemen beslissingen belangrijk is dat je alle deelnemers ook echt hoort. Met de video aan zie je of de woorden congruent zijn aan houding en gezichtsuitdrukking.

Zoom call

2. Schaf de mute-knop af

Dit klinkt misschien tegen-intuitief, maar wil je dat de mensen actief betrokken blijven, dan is dit een belangrijke afspraak. Zodra je namelijk de mute-knop aan zet, ben je afgeschakeld en ga je gewoon andere dingen doen. Dat is fnuikend voor de groepsdynamiek. Indien de achtergrondgeluiden echt storend worden voor de groep, bespreek dat dan.

3. Voer discussie met maximaal zes tot acht mensen

Grootschalig onderzoek uit defensie naar de meest optimale eenheid wijst uit dat we het beste opereren in een groep van zes tot acht mensen. En overal zie je dat terug: we kunnen een goed gesprek voeren binnen zo’n groep; wordt ie groter, dan ontstaan meerdere gesprekken. Dat is bij face-to-face al raadzaam, dus zeker ook bij virtueel vergaderen doorvoeren. Zodra de vergadergroep groter wordt, rouleer dan actieve en passieve deelname aan de discussie.

Discussie max zes tot acht mensen

4. Knip uitvoerige discussie op in segmenten van 10-15 minuten, pauzeer regelmatig

Het aandachtig naar elkaar luisteren en discussiëren van achter een scherm is veel intensiever dan face-to-face. Wanneer je een flinke discussie wenst, knip deze dan zo op dat iedereen regelmatig een break heeft. Afwisseling van in- en ontspanning is bij goed digitaal vergaderen essentieel met het oog op een goede energiehuishouding.

5. Maak rollen en doelen vooraf duidelijk

Het vooraf managen van elkaars verwachtingen is bij thuiswerken nog veel belangrijker geworden. Want zomaar inloggen en gaan praten, wekt al snel veel irritatie en verveling. Voor een digitale meeting werkt het goed als mensen weten welke rol ze hebben. Zorg in ieder geval dat vooraf de volgende rollen zijn toebedeeld: voorzitter, tijdbewaker/verslaglegger, lid vergaderteam, expert.

duidelijke rollen en doelen

Zonder doel vergaderen kan al snel leiden tot doelloos discussiëren. Besprekingen die alle kanten opgaan, en waarin iedereen vrijelijk blijft associëren… . Daar is op zich niets mis mee, als dat de bedoeling ook was. Maar als de meeste deelnemers impliciet hadden verwacht dat er een oplossing zou worden bedacht, of er prioriteiten werden vastgesteld, dan blijven die met een kater zitten. Zodra je de beoogde opbrengst van een bespreking vooraf benoemt, weet iedereen waarom zij/hij aanschuift: een doel vooraf bundelt de collectieve energie en voorkomt energielekken.

6. Vergader maximaal 0.45 achter elkaar. Plan digitale vergaderingen niet achter elkaar

klok rennen

Een mens is niet gemaakt om continu ‘aan’ te staan. Interactie via het scherm eist continue aandacht van iedereen. Beperk daarom de gemiddelde vergaderduur tot een maximum van drie kwartier. Heb je langer de tijd, geef iedereen adempauze. En omdat we thuis werken en ons werk ook thuis plannen, is het raadzaam om niet de hele dag achtereen te vergaderen. Wissel digitale overleggen af met andere werkzaamheden, liefst ook off-line, naast de cavia eten geven, koffie drinken en een rondje om lopen.

7. Spreek samen gedragsregels af

Wie zich al ergerde over in- en uitlopen tijdens face-to-face meetings, ergert zich nu nog meer wanneer mensen zomaar van het scherm weglopen en na een poosje weer eens aanschuiven. Daar afspraken over maken is geen overbodige luxe. Maar denk ook aan afspraken over afmelden, dresscode, eten en drinken, incidenteel gebruik andere devices tijdens de meeting, besluitvorming, enz.

Leer ook beter thuisvergaderen. Bekijk de trainingen en haal het optimale uit al je vergaderingen.

Door de site te te blijven gebruiken, gaat u akkoord met het gebruik van cookies. meer informatie

Wij gebruiken cookies en verzamelen daarmee informatie over het gebruik van de website onder andere om deze te analyseren en te verbeteren, voor social media en om er voor te zorgen dat je voor jou relevante informatie en advertenties te zien krijgt. Door verder gebruik te maken van deze website ga je hiermee akkoord.

Sluiten