Scrummen, lean & agile …geen garantie voor spannende vergadering

spanning in de vergadering

Vorige week donderdagmiddag was ik op het stadskantoor van de gemeente Utrecht onbedoeld getuige van een scrum meeting. Tot mijn verbazing zag ik niets anders dan een ouderwetse vergadering zoals we die zo goed kennen.

Alleen nu heet de veel te hard werkende voorzitter ‘scrum master’. Een weinig energieke groep zat wat onderuit te kijken hoe hun ‘scrum master’ met nog een enkele enthousiasteling zwoegend en zwetend de geeltjes van het ene ‘veld’ op het andere ‘veld’ probeerden te plakken. De enige spanning die ik mij kon voorstellen was of de scrummaster het wel zou volhouden tot het einde van de vergadering.

Scrummen, lean, agile, zelfsturende teams… geen garantie dat het spannender wordt
als je altijd doet wat je deed, krijg je minder

Een vriend van mij, Alexander Minnaert, hoogleraar aan de Universiteit van Groningen, concludeerde het treffend waar het zo vaak mis gaat: “Wij denken dat door te zeggen dat we iets gaan implementeren, wij het al geïmplementeerd hebben.” En dat is een hardnekkige misvatting. Dan begint het pas. Dat geldt zeker ook voor het invoeren van prima concepten zoals scrum, agile, lean, maar ook ‘zelfsturing’, ‘zelforganisatie’ en ‘taakvolwassen teams’. Met alleen de aankondiging dat je het gaat invoeren, is er nog helemaal niets veranderd!

Hoe realiseer je de juiste spanning in de vergadering? Zorg voor uitdagende vraagstukken en dilemma’s
keuze maken

Kijk even naar de volgende twee omschrijvingen van hetzelfde agendapunt:

  1. “evaluatie opleidingsprogramma”
  2. “Ons huidige opleidingsprogramma draagt volgens mij nauwelijks bij aan de gewenste professionalisering van onze mensen; moeten we het opleidingsprogramma aanhouden of  afschaffen?”

Je ziet dat die tweede formulering prikkelt, hoe dan ook en wat je er ook van vindt. Bij die eerste omschrijving kun je toch gemakkelijker denken: ‘dan kan ik wel even mijn mails afhandelen, of een vakantie boeken’.  De tweede omschrijving stelt het huidige opleidingsprogramma ter discussie, meerdere opties zouden kunnen. Daarmee zet je als eigenaar van dit thema de geplande bespreking op scherp.

Thema’s die mensen echt aangaan
LEGO logo

Tijdens mijn interview van Per Kristiaansen, mede-oprichter van Lego Serious Play© en voormalig bestuurslid van multinational LEGO, herinnerde hij zich als de dag van vandaag de meeting op ‘9/11’ met de vice president van LEGO. Toen deze man in die vergadering door zijn Hoofd Marketing een nieuw logo-concept kreeg voorgeschoteld – een zittende, vrolijk ogende, stevige poes – brieste hij : “Zolang ik CEO ben zal LEGO nooit geassocieerd gaan worden met een dikke, inactieve poes, hoe schattig ook. Altijd zal LEGO worden verbonden aan spel en actie!”

Spanningsloos, eindeloos, oeverloos…energievretend!

Niets is zo saai als vergaderen over zaken waar je weinig tot geen affiniteit mee hebt. Waar voorzitters met alle goede intenties tegen beter weten in maar blijven trekken en sleuren aan zaken die gewoon niet interessant genoeg zijn. Deze spanningsloze vergaderingen kenmerken zich door:

  • Herhaling van stokpaardjes
  • Mensen die toch maar mee gaan ouwehoeren, omdat ze er toch zitten
  • Elkaar maar blijven bevestigen van waar je het met elkaar overeen bent
  • Deelnemers die geleidelijk aan afhaken en hele andere dingen gaan doen
Waarom spanning in de vergadering opzoeken?

Mensen herinneren zich vooral die meetings waarin mensen hun menselijkheid onthullen en vanuit hun ware aard reageren. Niet uit functie, maar als mens. We voelen dat direct dat we geraakt worden, dat het ons echt iets doet. Natuurlijk gaat het er niet om dat het altijd op de spits gedreven moet worden. Echter, het thema moet al voor iedereen de moeite waard zijn om aan te schuiven, en dilemma’s maken de bespreking levendiger. Te weinig spanning op het gespreksthema is vaak de oorzaak van saai overleg. Goede, prikkelende doelen raken ons en brengt sneller het beste bij ons boven.

Een brug te ver
elektrische gitaar

Kijk, ik zing graag, in en rondom huis en af en toe bij een familie aangelegenheid. Maar als ze me morgen bellen om in het voorprogramma van de Dire Straits te gaan zingen, dan ga ik dat mooi niet doen! Da’s mij te hoog gegrepen: zo’n uitdaging staat niet in verhouding tot mijn zangkwaliteiten. Op die manier geldt dat ook voor vergaderingen: je hebt agendapunten nodig die zo zijn geformuleerd dat ze een stevig beroep doen op de aanwezige kwaliteiten van het vergaderteam.

Creëer leven in de brouwerij met een voorgenomen standpunt

Vraag thema-eigenaren om een voorgenomen standpunt in te nemen, liefst behoorlijk provocerend. Daarmee wordt de bespreking op spanning gezet. En juist dat zorgt letterlijk voor leven in de brouwerij en biedt meer kans op schurende en komische momenten. Deze disbalans prikkelt aangenaam de collectieve denkkracht. Mensen zullen ervaren dat de kwaliteit van de vergadering hiermee verbetert.

Probeer het eens uit

De tirade van de vice president van LEGO zal behoorlijk wat spanning in de vergadering hebben gegeven. En daarna ook…! Er vanuit gaande dat de sfeer veilig en vertrouwd is, is daar niets mis mee. We proberen het, we gaan ervoor, en dan kan het vriezen of dooien. Belangrijk is dat er geen angst is om te falen of dingen verkeerd te doen. Dat we elkaar opzoeken om het beste uit ons te halen voor het hogere doel, is een belangrijk vertrekpunt. Daarmee heeft elke vergadering alle potentie voor een bijzonder aangename ervaring waarmee het verschil wordt gemaakt.

Wil jij ook leren hoe je de vergaderingen effectiever kan maken? Bekijk Rob’s trainingen en haal het optimale uit al je vergaderingen.

Door de site te te blijven gebruiken, gaat u akkoord met het gebruik van cookies. meer informatie

Wij gebruiken cookies en verzamelen daarmee informatie over het gebruik van de website onder andere om deze te analyseren en te verbeteren, voor social media en om er voor te zorgen dat je voor jou relevante informatie en advertenties te zien krijgt. Door verder gebruik te maken van deze website ga je hiermee akkoord.

Sluiten