Hoe je slim en snel je vergadering verbetert

Ook moe van: “we gaan bespreken…’ en ‘we moeten het hebben over…” of, nog erger: “Wie wil er nog iets bespreken”? Deze omschrijvingen bieden iedereen de ruimte om alle kanten op te gaan. En voor je het weet, blijf je met elkaar in rondjes draaien en kom je geen stap verder. Om opnieuw een vergadering uit te lopen waarbij je denkt: “Wat hebben we nu  eigenlijk precies besloten?” Dat is toch gewoon zonde van tijd, geld en energie.

Doorbreek eindeloos geklets

Je kunt dit gemakkelijk doorbreken door met elkaar af te spreken dat je zaken bespreekt waarvan het doel vooraf duidelijk is: verplicht iedereen vergaderdoelen per agendapunt te laten formuleren. Op die manier krijgt ieder vergaderpunt een duidelijk vertrekpunt. Dat geeft richting aan de discussie en biedt focus voor alle aandacht. Een eerste stap op weg naar ongewoon goede vergaderingen.

Uitdagende vergaderdoelen zet de groep in beweging

Succesvolle teams werken met heldere doelen: een brandweerteam heeft branden te blussen en mensen en dieren te bevrijden uit benarde situaties, een symfonieorkest wil een compositie pefect ten gehore brengen. Met dat doel voor ogen wordt geoefend, dag in dag uit, iedereen met een bepaalde bijdrage, om, wanneer de tijd daar is, een topprestatie te leveren. Ook vergaderdoelen moeten voor het vergaderteam een uitdaging zijn, zodat ieders betrokkenheid wordt aangesproken voor de beste resultaten. Je bent tenslotte niet voor niets bij elkaar: er is iets aan de hand wat we met elkaar moeten aanpakken, oplossen en bespreken. Dat is het bestaansrecht van elke goede vergadering!

Doelen halen zorgt voor succesbeleving

Als je doelen realiseert, geeft je dat een voldaan gevoel. Of je er nu in slaagt een bepaald pianostuk te spelen, een artikel te schrijven of een goede powerpoint te maken: terug kijken op goed werk geeft je een gevoel van tevredenheid en succes.  Dat geldt ook voor een vergaderteam. Want we vinden het allemaal fijn als we belangrijke doelen realiseren: dat stimuleert het groepsvertrouwen.

Als een gevoel van succes ontstaat door ‘zichtbare progressie in voor jou belangrijke doelen’, dan draagt het gezamenlijk behalen van belangrijke vergaderdoelen zeker bij aan teamsucces. En succes kent in vergaderzin vele gezichten: van een slimme oplossing en een moedig besluit tot het houden van een respectvolle dialoog. Een goed vergaderdoel creëert een aantrekkelijk speel-en denkveld voor het hele vergaderteam en richt de collectieve energie.

De zeven belangrijkste redenen waarom wij vergaderen

Als je alle vergaderingen op een hoop gooit, komen onderstaande doelen altijd weer terug:

  1. bedenken van een oplossing voor een probleem
  2. evalueren en waarderen van programma’s, producten, diensten en processen
  3. verklaren en toelichten van een situatie
  4. genereren van ideeën
  5. uitwisselen van informatie
  6. verkennen en exploreren van een situatie
  7. elkaar ontmoeten

De kwaliteit van jouw vergaderingen wordt zichtbaar beter door elk agendapunt van een heldere doelstelling te voorzien.

Goede, uitdagende doelstellingen geven richting en energie

Zo kun je van een vage doelstelling als: ‘we bespreken het personeelsplan’ een meer uitdagend doel formuleren: “we hebben de scholingsparagraaf van het personeelsplan vastgesteld”. Of: “We hebben het herontwerp van het personeelsplan vastgesteld.” Door het doel in de voltooide tijd te formuleren, lijkt het alsof het al gebeurd is. Dat stimuleert de beeldvorming van de mensen uit je vergaderteam en geeft het ook de gewenste spanning: je schuift niet zomaar aan, nee, je doet actief mee om het samen voor elkaar te krijgen. Iedereen weet waar hij/zij voor komt, de focus is vooraf bepaald, en zo hoort het ook!  

Duidelijke doelenTijd toekennen per onderwerp: meer concentratie, minder afleiding

Onder gezonde tijdsdruk presteren we doorgaans het beste. Het elastiek mag op spanning staan, daar doen we het goed op! Wanneer het hele vergaderteam weet wat de bedoeling is, dan kunnen we elkaar daar ook op aanspreken als de discussie dreigt te verzanden en we het gevoel krijgen dat we langzaam afglijden van het doel. Zo kun je gemakkelijker de juiste koers houden. Een tijdindicatie toevoegen versterkt dat effect. Door er een tijdsduur bij te zetten, zet je het team op ‘leer-‘ spanning. Onderzoek wijst uit dat verreweg de meesten deze druk nodig hebben voor de beste prestaties. Dus er is niets mis mee, hoewel je soms even een enkeling een klein zetje moet geven om aan te haken. Het werken met tijdblokken stimuleert ons brein positief, zolang de gegeven tijd realistisch overkomt. Het werkt goed om hierbij een milde hand toe te passen en met bepaalde marges te werken.

Wanneer je overschrijding van de tijd ziet aankomen…

Voorzie je stevige, noodzakelijke uitloop, dan bespreek je met elkaar hoe verder: doorgaan ten koste van een ander agendapunt, of nu afronden en opnieuw agenderen of wellicht delegeren aan een vertegenwoordiging van het team. Houd oog op wat er werkelijk gebeurt tussen de mensen, de tijd zal hier soms bij aan moeten passen. Hoe dan ook, door doelgericht en tijdbewust te werken maak je als vergaderteam zichtbare stappen en dat ervaart iedereen als aangenaam. Dat inspireert en geeft energie.

Meer weten? Ontvang ook Rob’s Whitepaper over bijeenkomsten waar je altijd rijker uitgaat dan dat je er in gaat… ‘Orange Fields

Door de site te te blijven gebruiken, gaat u akkoord met het gebruik van cookies. meer informatie

Wij gebruiken cookies en verzamelen daarmee informatie over het gebruik van de website onder andere om deze te analyseren en te verbeteren, voor social media en om er voor te zorgen dat je voor jou relevante informatie en advertenties te zien krijgt. Door verder gebruik te maken van deze website ga je hiermee akkoord.

Sluiten