Gevoelige thema’s niet uit de weg gaan

Nogal wat bijeenkomsten over vluchtelingenbeleid hebben geleid tot vervelende confrontaties en onderling wantrouwen tussen gemeente en haar inwoners. Dat kan ook anders. In opdracht van de gemeente Oirschot heb ik samen met de portefeuillehouder en de betrokken ambtenaren twee  bijeenkomsten op 18 en 19 mei jl. over dit thema mogen voorbereiden en begeleiden. Veel interactie, alle inwoners actief aan het woord en Iedereen tevreden over de opzet van de avond. In dit blog bespreek ik het onderliggende ontwerp van deze succesvolle vergaderingen.

Discussie, geen debat!


Na een kort welkomstwoord heb ik als gespreksleider de aanwezigen aangegeven dat het deze avond om een discussie gaat en niet om een debat. De term discussie, zo legde ik uit, staat voor het uitwisselen van gedachten en ervaringen, terwijl het bij een debat gaat om elkaar te overtuigen op basis van argumenten. Een discussie is veel meer een dialoog zonder winnaars of verliezers. Daarmee was meteen de toon gezet: niemand hoefde de ander te overtuigen van zijn/haar gelijk. Immers, het doel van de bijeenkomsten was om inwoners alle ruimte te geven om gevoelens en ervaringen te delen en mee te denken om de concept-koersnotitie te verbeteren.

Een lastige opdracht voor B en W: alleen luisteren!

Kijk, voor je het weet wordt de avond vooral gedomineerd door de welbespraakte politici, wethouders en inhoudelijk betrokken ambtenaren. Maar het ging die avonden niet om hen, maar juist om de inwoners van Oirschot. En dat voelde iedereen.  Door dit uitdrukkelijk vooraf plenair te melden, voelden inwoners direct dat het de gemeente ernst was om hen echt aan het woord te laten. En door het zo duidelijk te benoemen voelden alle aanwezigen meer veiligheid en ruimte om hun mening te geven. En dat was nu juist de bedoeling!

Eerst de feiten: iedereen hetzelfde vertrekpunt voor het gesprek

In 10 minuten gaf Burgemeester Ruud Severeins, portefeuillehouder vluchtelingenbeleid Oirschot, ter inleiding een neutrale stand van zaken met betrekking tot de opvang van vluchtelingen en de situatie van de vergunninghouders (vluchtelingen met een erkende status) in het Oirschotse. Hij keek tevens kort terug op de relevante gebeurtenissen van de afgelopen paar jaar en de gemaakte afspraken met het COA (Centrum Opvang Asielzoekers) en de Commissaris van de Koning. Tenslotte gaf hij de hoofdlijnen van de koersnotitie weer en informeerden hij iedereen over de status van het document  in relatie tot de politieke besluitvorming. Zo waren alle aanwezigen snel weer op de hoogte en een heleboel informatieve vragen beantwoord. In de voorbereiding heb ik met hem besproken dat het belangrijk was in Jip-en-Janneke-taal de situatie toe te lichten en hierbij zo weinig mogelijk zijn mening te laten doorschemeren.

Geef het thema een menselijk gezicht

Om niet te snel alleen maar over het probleem in abstracte termen te gaan praten, werden enkele vergunninghouders met behulp van vragen kort geïnterviewd. Op die manier krijgt het vluchtelingen gesprek een meer menselijk gezicht. De jonge, sprankelende Aya (18 jaar, 1,5 jaar geleden gevlucht uit Syrië) en de academicus Sultan (9 jaar geleden gevlucht uit Somalië)  raakten door hun woorden een voor velen onzichtbare, gevoelige snaar. Een mooie dimensie voor de komende discussie.

In groepjes uiteen: iedereen aan het woord

Belangrijke stap is het opdelen van de groep in subgroepjes tot maximaal zes mensen. Zo voorkom je te grote dominantie en ellenlange stokpaardjes-betogen door enkelen. In elke subgroep werd gevraagd naar een voorzitter en iemand die na afloop de hoofdpunten zou samenvatten in de hele groep. Onder leiding van de voorzitter, indien gewenst gesteund door de inhoudelijk betrokken ambtenaren, werden alle inwoners actief uitgenodigd mee te denken over het onderwerp, zodat men allemaal aan de beurt kwam. Soms best even pittig, maar door de goede voorbereiding konden de beide ambtenaren uitstekend het proces sturen op de gewenste discussie. En, ook mooi om te zien, de zo spraakzame politici die alleen luisterden en fluisterden.

Resultaten en conclusies: het net ophalen

Het is elke keer weer opvallend om te zien hoe goed mensen zaken kunnen samenvatten als je ze van tevoren instrueert dat ze maximaal vijf minuten spreektijd krijgen. Aan het einde van de bespreking een gezamenlijke mindmap op de flipover zetten, met daarbij de kernbegrippen en –inzichten in beeld, kan hierbij een handige kapstok zijn. Door vooraf ook nog eens aan te geven dat het echt om de hoofdpunten gaat, en de rest van datgene wat besproken is door de ambtenaren is genoteerd, zorgt er meestal voor dat de woordvoerders van de groepjes het ook echt kort houden. Niemand zit te wachten op iemand die bij de terugkoppeling de gehele discussie in de subgroep nog eens overdoet.


De afronding: helder en dankbaar voor ieders inzet

Opnieuw nam de burgemeester het woord, waarin hij opgetogen was over de openheid en actieve inzet van de inwoners. Ook noemde hij enkele concrete tips en adviezen die direct konden worden opgenomen in de koersnotitie. Erg belangrijk voor de aanwezigen, omdat ze hierdoor echt het gevoel hadden dat hun inzet er werkelijk toe heeft gedaan. Daarbij gaf hij aan hoe de input van deze avonden verwerkt zou worden in het traject naar definitieve vaststelling van de koersnotitie en op welke wijze de betrokken inwoners inzage en inspraak hebben bij de totstandkoming ervan.

Eindig op tijd: houd ruimte voor informeel napraten en de borrel!

Niets is zo vervelend als dat zo’n bijeenkomst maar blijft duren door voortdurende, emotionele reacties van enkele mensen, terwijl de rest wil afronden. Dat zijn bijeenkomsten die ook niet goed afgerond worden en mensen letterlijk afdruipen. Dan overheerst een frustrerend gevoel en wordt onderlinge argwaan en wantrouwen gevoed. Door op tijd te stoppen en de discussie samen te vatten, inclusief de vervolgacties, rond je de bijeenkomst als geheel op een respectvolle wijze af. Met de samenvatting verbind je de groep tot het einde van de bijeenkomst en kun je na het formele einde ‘op je gemak’ wat napraten en borrelen. Dit informele napraten en borrelen is van niet te onderschatten belang als het gaat om het verstevigen van onderlinge banden. Juist deze persoonlijke, onderlinge banden vormen het weefsel waarop vertrouwen en respect is gebaseerd.

Leer in Rob’s training hoe je leiding geeft aan betekenisvolle bijeenkomsten   of neem contact op met Rob voor zijn deskundige begeleiding.

Door de site te te blijven gebruiken, gaat u akkoord met het gebruik van cookies. meer informatie

Wij gebruiken cookies en verzamelen daarmee informatie over het gebruik van de website onder andere om deze te analyseren en te verbeteren, voor social media en om er voor te zorgen dat je voor jou relevante informatie en advertenties te zien krijgt. Door verder gebruik te maken van deze website ga je hiermee akkoord.

Sluiten